Materiales de construcción
Capturar una vez, y que el ERP se entere solo
La producción se registra una sola vez en una hoja sencilla; la automatización la valida y la carga al ERP registro por registro.
Resultado
Se captura una vez, no dos
- Cliente
- Yesera Monterrey
- Tecnología
- ExcelERPRPAValidación de registros
Contexto
En planta, el registro de producción tiene que ser rápido y a prueba de interrupciones: se anota lo que salió, en el turno en que salió. Una hoja de cálculo sencilla es un buen formulario para eso —está a mano, no se cae y nadie necesita capacitación—.
El reto
El problema no era el registro: era el segundo registro. La misma información que el operador ya había escrito tenía que volver a teclearse en el ERP para que la empresa la tuviera contablemente. Recapturar no añade ni un dato nuevo: sólo añade tiempo y la posibilidad de que las dos versiones dejen de coincidir. Y cuando dejan de coincidir, nadie sabe cuál es la buena.
Cómo lo abordamos
El método, aplicado a este caso.
- 01Dejar el registro donde ya funcionaba, en lugar de sustituirlo por un formulario nuevo que hubiera que adoptar.
- 02Tratar ese archivo como una ENTRADA de sistema: con estructura esperada, validación y rechazo explícito de lo que no cuadra.
- 03Automatizar la carga al ERP registro por registro, para que un dato malo no tumbe el lote completo.
- 04Eliminar la recaptura como objetivo, no reducirla: mientras exista, el riesgo de divergencia sigue ahí.
Qué construimos
El empleado llena su registro en la hoja de siempre. A partir de ese archivo, la automatización toma la información, procesa y valida los registros y los carga al ERP. La recaptura manual desaparece del proceso.
El proceso, de punta a punta
Registro
el empleado llena la hoja de siempre
Lectura
la automatización toma el archivo
Validación
registro por registro, no por lote
ERP
carga automática, sin recaptura
Registro
el empleado llena la hoja de siempre
Lectura
la automatización toma el archivo
Validación
registro por registro, no por lote
ERP
carga automática, sin recaptura
El cambio
El mismo dato, una vez en lugar de dos.
Antes
- El empleado captura la producción en Excel
- La misma información se vuelve a teclear en el ERP
- Dos versiones del mismo dato, y ninguna es la fuente
- El error de dedo aparece en el cierre, no el día que se comete
Después
- El empleado captura la producción en Excel
- La automatización toma el archivo y lo procesa
- Cada registro se valida antes de entrar
- El ERP recibe la producción sin que nadie recapture
Impacto
Se captura una vez, no dos
Este proyecto no tiene una métrica medida que podamos sostener, así que no publicamos ninguna. El impacto está descrito por lo que cambió en la operación.
- La información se captura una vez y llega al ERP sin volver a teclearse
- Desaparece la divergencia entre la hoja de planta y el sistema contable
- El registro en planta sigue siendo tan simple como antes
- Lo que no cuadra se rechaza de forma explícita, en lugar de entrar mal
¿Tienes este mismo problema?
Si el proceso se parece, el diagnóstico es corto. Cuéntanos el volumen y los sistemas que toca.